1. Parter, forrang og varighed
Databehandleren er Dansk Online Marketing ApS, CVR 45957969, Gunderupvej 16, 9260 Gistrup, Danmark. Den dataansvarlige er kunden identificeret i bestillingen og serviceaftalen (Hovedaftalen). Aftalen er indgået efter artikel 28 i databeskyttelsesforordningen (EU) 2016/679 (GDPR). Hvor kunden handler for egne kunder, kan vi være underdatabehandler med tilsvarende forpligtelser.
Ved uoverensstemmelse om persondatabeskyttelse har denne aftale forrang for Hovedaftalen. Den gælder, så længe vi behandler personoplysninger på kundens vegne. Vores egne konto-, fakturerings-, bogførings- og lovpligtige identitetskontroller er selvstændige dataansvarlige formål, beskrevet i privatlivspolitikken, og er ikke instrukser fra kunden efter denne aftale.
2. Genstand, karakter og formål
Behandlingen sker for at levere de bestilte adresse- og postydelser: modtagelse, registrering, notifikation, scanning, digital opbevaring, videresendelse, fysisk udlevering og sletning. Den omfatter også generering, PDF-rendering, levering, lagring og udlevering af digitale dokumentudkast baseret på kundens svar, support om dette indhold samt afslutning/opbevaring af telefonbeskeder fra historiske aftaler.
Registrerede kan være kundens medarbejdere, repræsentanter, kontaktpersoner og brugere, afsendere og modtagere af post, aftaleparter, personer nævnt i dokumentudkast og andre personer i korrespondance eller historiske telefonbeskeder.
Oplysninger kan være navn, virksomheds- og privatadresse, e-mail, telefonnummer, stilling, fødselsdato, ansættelses- og aftaleforhold, kundens dokumentsvar, dokumentversioner, post-/beskedindhold og tilhørende leveringsoplysninger. Nationalt identifikationsnummer kan indgå, hvis kunden selv angiver det i et relevant dokument. Kunden skal minimere indholdet og anvende maskering, hvor fuldt nummer ikke er nødvendigt.
Indhold er kundebestemt og kan omfatte særlige kategorier af personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, eksempelvis i modtaget post. Tjenesten kræver ikke generelt sådanne oplysninger. Kunden må kun instruere behandling, når nødvendigt og med det krævede lovlige grundlag. Behandlingen begrænses til den bestilte håndtering; indhold må ikke bruges til vores markedsføring eller andre selvstændige formål.
3. Instruks og databehandlerens forpligtelser
Vi behandler kun efter dokumenteret instruks fra kunden, herunder Hovedaftalen, denne aftale og kundens brug af tjenesten, også ved overførsel til tredjelande. Kræver EU-ret eller dansk ret anden behandling, underretter vi kunden før behandlingen, medmindre loven forbyder det. Vi underretter straks kunden, hvis en instruks efter vores opfattelse strider mod databeskyttelsesreglerne.
Vi sikrer fortrolighed for personer med adgang, passende sikkerhedsforanstaltninger efter artikel 32 og overholdelse af vilkårene for underdatabehandlere i punkt 4.
Under hensyn til behandlingens karakter bistår vi kunden med anmodninger efter GDPR kapitel III og med overholdelse af artikel 32–36, herunder sikkerhed, brudhåndtering, konsekvensanalyser og forudgående høring. Vi besvarer ikke selv kundens registrerede uden instruks, medmindre loven kræver det.
Vi underretter kunden uden unødig forsinkelse og senest inden 48 timer efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der berører kundens oplysninger. Underretningen beskriver de tilgængelige oplysninger om bruddets karakter, berørte data/personer, kontaktpunkt, sandsynlige følger og afhjælpning. Manglende detaljer gives løbende uden unødig forsinkelse.
Vi stiller nødvendige oplysninger til rådighed for at dokumentere overholdelse af artikel 28 og muliggør og bidrager til revisioner og inspektioner med rimeligt varsel. Revisionen skal respektere andre kunders fortrolighed og sikkerhed.
4. Underdatabehandlere og ændringer
Kunden giver generel skriftlig godkendelse til underdatabehandlere til hosting, database og filer, PDF-generering, beskeder, support og fejlmonitorering. Vi pålægger dem tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser og er ansvarlige for deres opfyldelse. Vi underretter kunden om påtænkte tilføjelser eller udskiftninger, så kunden kan gøre indsigelse på rimeligt grundlag inden ændringen. En opdatering af denne side erstatter ikke den nødvendige underretning.
Supabase (AWS): database, login og filopbevaring for post, kundedokumenter og tilknyttede poster. Primær lagring: Irland (EU). Eventuel øvrig leverandørbehandling skal følge punkt 5.
Vercel: applikationshosting og serverfunktioner, hvor kundeindhold passerer ved brug af tjenesten. Runtime: Irland; leverandørens øvrige behandling kan ske uden for EU/EØS efter punkt 5.
Hetzner: hosting for vores egen PDF-tjeneste, som modtager det nødvendige HTML-/dokumentindhold for at fremstille adresseaftaler og dokumentudkast. Konkrete behandlingssteder og relevante garantier oplyses ved henvendelse; overførsler er underlagt punkt 5.
Resend: udgående notifikationer og indgående e-mailsvar, herunder afsender/modtager, nødvendigt beskedindhold og leveringsdata. Leverandørbehandling kan ske i USA efter punkt 5.
Sentry: fejlmonitorering og driftssikkerhed; tekniske fejl- og hændelsesdata kan indeholde nødvendige personoplysninger. Primær datalagring: Tyskland (EU); øvrig leverandørbehandling skal følge punkt 5.
Stripe, Dinero og Didit anvendes til vores egne betalings-, regnskabs- og kundekendskabsformål, som beskrevet i privatlivspolitikken. De er ikke underdatabehandlere for kundens post- eller dokumentindhold alene af den grund. Transportører anvendes til den bestilte postlevering; en konkret transportør kan være selvstændig dataansvarlig for sin lovpligtige transportbehandling.
5. Overførsler til tredjelande
Primær database og filopbevaring er i Irland. Nogle leverandøraktiviteter kan finde sted i USA eller andre lande uden for EU/EØS. Overførsler må kun ske efter kundens dokumenterede instruks og et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V, eksempelvis en relevant tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med nødvendige supplerende foranstaltninger.
Kunden kan få oplysninger om de konkrete behandlingssteder og overførselsgrundlag samt relevante garantier ved at kontakte os. En generel henvisning til EU-lagring er ikke en erklæring om, at al support og øvrig leverandørbehandling sker i EU.
6. Kundens forpligtelser
Kunden er ansvarlig for et gyldigt behandlingsgrundlag, korrekt information til registrerede og lovlige instrukser. Det gælder både oplysninger i modtaget post og oplysninger, kunden eller dens brugere indtaster i dokumenter, support og øvrigt indhold. Kunden skal begrænse oplysninger til, hvad der er nødvendigt, styre egne brugeres adgang og give os besked om relevante slette- eller udleveringsinstrukser.
7. Tilbagelevering, sletning og ophør
Efter kundens valg sletter eller tilbageleverer vi personoplysninger ved tjenestens ophør og sletter eksisterende kopier, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver opbevaring. Lovpligtigt tilbageholdte oplysninger isoleres fra almindelig behandling og bruges kun til det retlige formål, indtil sletning kan ske.
Kunden kan kontakte os om eksport og sletning af post eller betalte dokumenter; fravalget af et abonnement udløser ikke i sig selv kladdeoprydning af alle kundens dokumenter. Ubrugte dokumentkladder ryddes op efter 90 dages inaktivitet. Betalte dokumenter bevares for adgang til den leverede version, indtil relevant slette-/ophørsinstruks håndteres. Ved sletning aftales den praktiske udlevering og håndtering af eventuelle sikkerhedskopier; kopier må ikke bruges til nye formål.
8. Ansvar og lovvalg
Parternes ansvar følger Hovedaftalens ansvarsbegrænsninger i det omfang, de er lovlige. Intet begrænser registreredes rettigheder eller ansvar, som ikke kan begrænses efter gældende databeskyttelsesret. Dansk ret gælder. Tvister afgøres ved Hovedaftalens værneting eller, hvis intet er aftalt, ved danske domstole med respekt for ufravigelige regler.
Bilag 1. Tekniske og organisatoriske foranstaltninger
Adgangskontrol: databaser anvender adgangsregler efter bruger/organisation og rolle. Postscanninger lagres privat. En scanning udleveres først efter serverkontrol af ejerskab via et signeret link med én times gyldighed. Kundeindhold kræver relevant login og autorisation; medarbejderadgang begrænses til opgaven.
Kryptering: TLS/HTTPS ved transport mellem bruger, applikation og centrale lagringsleverandører. Database og lagrede postscanninger beskyttes af lagringsleverandørens kryptering i hvile. Opbevarede tredjepartsnøgler og OAuth-tokens har yderligere applikationskryptering.
Fysisk sikkerhed og fortrolighed: fysisk post opbevares i adgangskontrollerede lokaler, behandles af autoriseret personale og makuleres forsvarligt efter opbevaringsperioden. Medarbejdere og underdatabehandlere underlægges fortrolighed.
Robusthed og hændelser: regelmæssig backup, mulighed for genopretning af adgang og en procedure for at opdage, vurdere og rapportere brud. Foranstaltningerne skal løbende tilpasses risiko, teknisk niveau og behandlingens karakter, omfang og formål. Data skal begrænses til formålet og slettes eller tilbageleveres efter punkt 7.